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人事档案电子信息化管理的论文_论文精选_好文学网

人事档案电子信息化管理的论文

从水利工程管理单位档案管理的流程来看,水利工程技术档案一般分为收集、整理和归档,水利工程项目实施过程对信息技术的广泛应用,特别是计算机和网络广泛运用,更多的技术文件从项目实施计划表、项目开工审批、项目验收、项目决算、项目归档等都直接在电脑上操作,无纸化办公出现的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的水利技术档案管理系统已经不能满足当前形势的需求,对工程技术档案的管理提出了更高的要求。

时间:2018-07-22 19:23点击: 次来源:好文学作者:admin评论:- 小 + 大

目前,水利工程技术档案管理的现状是:

1电子信息化应用于人事档案管理的优点及必要性

技术纸质档案完善。从江苏省水利工程管理单位档案管理的调研中发现,水利工程技术纸质档案比较完善,这得益于工程基本建设程序的规范化程度,工程竣工验收必须先验收工程技术档案,使得工程技术档案的齐全、完整。

企业人事档案采用电子信息化管理,可以实现对各类资源的收集和共享,有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作,全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值,帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候,利用计算机、互联网和电子信息系统,可以减少新人资料的搜索时间,方面快捷,节省时间,同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后,可有效减少信息的传输环节,减少纸质档案的使用效率,节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性,在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外,人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量,提高了企业人事档案管理速度。具体来说,企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

信息化管理起步。现在江苏省的水利工程管理单位档案管理普遍使用了档案管理系统,一般是由江苏省档案局或是地级市档案局开发的两种,其中也有技术档案管理的相关应用。

1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

信息化建设意识初具。由于档案纸质件的完善和信息化管理软件的完善,现在水利工程管理单位所聘用的档案管理人员都以高学历、精通计算机应用的年轻人为主,已经初步具备一些档案信息化建设的意识。

如今,办公自动化已经逐渐完善,企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化,只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展,提高企业的综合管理水平。

二、水利工程技术档案信息化管理过程中发现的主要问题

1.2建立电子档案可以有效保护原始档案

目前,水利工程内部技术档案信息化建设开始使用计算机开展档案信息的存放、检索,增加了档案利用的查找效率和准确度,但是依然出现了一些需要解决的问题:

传统企业的人事档案管理都是纸质档案,人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理,就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作,这在很大程度上节约了管理时间,有效减少了档案的翻查工作,同时网络空间是无限制的,可以保存大量数据信息,这对保护企业的原始档案具有很好的作用,非常有利于延长档案的使用时间。

水利档案管理信息化管理意识不强。长期以来,水利工程建设、管理部门一直比较注重工程技术纸质档案的管理,而在新形势下,对技术档案信息化管理工作从未进行过专门、系统研究,无论从档案形成的流程,还是从档案信息化管理系统的开发,都缺乏最基本信息化管理意识。

1.3完善企业内部管理的必然要求

水利档案管理信息化流程不完整。当前,水利技术档案管理信息化管理的流程都不完善,一方面,水利技术档案形成的环节只是部分实现了信息化,而不是整个流程;另一方面,水利技术档案的资料只是个别实现了信息化,而不是全部资料,这造成档案信息化整个流程的不完整。

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理,可以节省企业的人力、物力、财力,同时可以节省时间,提高工作效率,有效降低企业的运营成本,进而可以促进企业更好地发展,为客户提供更加优越的服务。

档案信息化系统兼容性不高。水利工程技术档案的内容涵盖了工程研究、设计、招投标、审查、施工、竣工验收、备案、监理等各个环节,涉及的专业、部门众多,这造成每个专业、每个部门所采用的软件和系统都不一样,档案信息化系统难以兼容这么多的软件形成的资料,缺乏统一的标准。

2企业传统人事档案管理存在的弊端

档案信息化管理应用不多。虽然当前档案管理系统中涵盖了部分技术档案管理功能,但是由于技术档案管理功能的单一和应用不便,还仅能提供简单检索和查找,在技术档案的调档和图纸查阅中,还不能提供完整的资料信息,这也造成技术档案应用时往往还是查找纸质图纸和技术资料。

2.1人事档案管理手段落后

三、水利工程技术档案信息化管理系统完善的几点建议

目前,我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理,但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足,办公硬件跟不上,导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室,将所有档案全部集中在办公人员的办公室内,而且存放设备简陋,没有严格的保密性,几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案,严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能,对人事档案管理没有给予足够的重视,缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能,但是其综合素质较低,无法科学管理、规划人事档案管理工作。

技术档案信息化建设的主要作用在于:确定技术档案信息化管理的规则、开发档案管理应用软件,注重电子文件档案的管理,确保电子文件、电子档案的完整、齐备、规范,有效利用区域网络和全国档案信息网络。

2.2电子档案管理意识淡薄

水利工程技术档案信息化管理系统要实现系统化要以档案行业管理部门为主,推动水利工程技术档案信息化管理系统的系统化建设,在深入调研可研、规划、设计、招投标、施工、验收、质监、监理等每个部门的软件应用情况,从档案管理和应用便捷、高效的角度出发,对档案管理软件特别是水利工程技术档案的形成、整理、存档、查阅、应用等功能进行系统化整合,促进整个流程的系统化。

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用,其实不然,档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置,同时还可以帮助企业储备人才,了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中,企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料,还经常发生丢失、遗漏等问题,更没有人才储备的工作环节。此外,有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节,资料填写随意性很强,而且手写资料字迹潦草,容易损毁,造成人事档案的质量和完整度不高。

水利工程技术档案信息化管理系统要实现标准化信息的共享与网络的沟通依靠于同一的要求和准则,各种数据沟通、档案信息的利用,网络平台的链接等,都必须制定一系列完善的标准来加以规定,经过制定和构建一套可具操作性、高效便捷的从信息收集、整理、加工、存放到档案资源的运用的标准机制,保证档案管理信息化的顺利完成。同样,水利工程技术档案管理也需要统一的标准,比如,对技术档案中文档的存储格式、图纸的存储格式、查阅的显示格式、应用借阅的方式等都应进行统一标准。

2.3思想上不重视档案管理工作

一要以制度来推动档案信息资源建设,利用数字化、网络化技术方式构建各种规范化、标准化可分享的数据库;二要以制度来促进档案基础平台构建,档案网络构建和管理系统的研发运用,积极引入技术档案管理系统,从而实现技术档案信息资源共享的界面,达到档案信息化传输的网络化形式;三要以制度来提升管理人员的管理水平,使档案管理人员积极引入最新的管理方式和信息化的技术设施运用到档案管理中,达到档案管理信息化、多样化,保证技术档案内容准确和全面,为技术档案有效发挥其作用提供准去的信息支撑。

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